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关于启用新版电子邮件系统的通知

发布时间:2019-05-10 10:59:35    浏览次数:[]     来源:

各单位:

根据《中华人民共和国网络安全法》、教育部办公厅《关于加强电子邮件安全管理的通知》(教技厅函〔2018〕107号)等文件精神,我校现已部署完成新版电子邮件系统。经研究,即日起正式启用并按修订后的《华侨大学电子邮箱管理办法》(附件)进行规范化管理。旧版电子邮件系统将在2019年5月20日后停止使用。具体事宜通知如下:

1、新版电子邮件系统网页访问地址保持不变,即:https://mail.hqu.edu.cn。旧版电子邮件系统的邮件、网盘、通讯录等数据在5月7日之前已全部迁移至新版电子邮件系统。

2、因数据实时更新需要,请在5月20日前继续关注旧版电子邮件系统中可能还未迁移至新版邮件系统,尤其是5月7日至5月11日期间收到的电子邮件,并在新版邮件系统中进行回复。旧版电子邮件系统访问地址调整为:https://oldmail.hqu.edu.cn。5月20日后,旧版电子邮件系统的邮件、网盘、通讯录数据将全部迁移至新版电子邮件系统,旧版电子邮件系统将停止使用。

3、若在旧版电子邮箱系统中设置了自动收取其他邮箱邮件或启用了邮件自动转发、自动回复功能的,请在新版电子邮箱系统中重新设置。

4、若使用Outlook、Foxmail等软件收发邮件的,请在相应软件中更改如下相关“邮件服务器”信息:

1) 收件(POP3)服务器:pop3.hqu.edu.cn 勾选 SSL 端口:995;

2) 发件(SMTP)服务器:smtp.hqu.edu.cn 勾选 SSL 端口:465;

3) IMAP服务器:imap.hqu.edu.cn 勾选SSL 端口:993;

4) 账号:完整的邮箱地址。

5、学生、校友用户的电子邮箱后缀将由@hqu.edu.cn调整为@stu.hqu.edu.cn,用户名、密码保持不变,原@hqu.edu.cn邮箱将于2019年12月31日前予以注销。

6、登录新版电子邮件系统后,建议进行手机绑定操作。绑定手机后,用户可使用邮件到达-短信提醒和忘记密码-手机找回等移动功能。手机绑定操作办法请登录:https://mail.hqu.edu.cn 后,点击左下角“齿轮”图标,选择“高级功能”-“手机绑定”进行操作。“手机绑定”成功后,即可使用忘记密码-手机找回功能。“到达通知”页面可以开通“短信到达提醒”功能。

7、新版电子邮件系统在用户首次登录时将进行强密码检测。对于不符合安全要求的弱密码,将要求用户在更改为强密码后方才可正常收发邮件。强密码要求长度至少为9位,密码字符应包含大写字母、小写字母、数字、标点符号中的至少三种。

8、对连续一年内没有成功访问或使用过的电子邮箱,按照附件管理办法将被禁止外发邮件。对连续两年没有成功访问或使用过的电子邮箱将被注销,注销后保留在电子邮件系统里的邮件等内容将被删除并无法恢复。被注销的电子邮箱若需重新启用,须按附件管理办法再次办理申请与开通手续。

9、更多新版电子邮件系统的功能介绍,请查阅“帮助中心”相关文档。访问帮助中心的方法:

方法1:点击邮箱登录页面右上角“帮助中心"。

方法2:登录邮箱后,点击左下角“问号”图标。

10、如在新版电子邮箱系统切换过程中遇到问题,请致电网络与教育技术中心:0595-22692401-802或发email:service@hqu.edu.cn 咨询。

信息化建设与管理处

2019年5月7日

附件

华侨大学电子邮箱管理办法

第一章总则

第一条 华侨大学电子邮箱作为校园信息化应用服务的重要载体,是师生开展行政办公、教学科研、学习和对外交流等业务活动的重要途径之一。为确保华侨大学电子邮箱安全高效运行,根据《中华人民共和国网络安全法》、教育部办公厅《关于加强电子邮件安全管理的通知》(教技厅函〔2018〕107号)等文件精神和学校有关规定,制定本管理办法。

第二章 邮箱的申请与开通

第二条华侨大学电子邮箱用户分为个人用户和单位用户两类,其中个人用户为在校教职工、注册在校学生和校友。新入学学生的个人用户由邮箱系统批量注册,其他个人用户自行自主申请注册,并由用户本人携带有效身份证件前往信息处两校区的服务大厅确认开通。单位用户公务邮箱须填写《华侨大学单位用户电子邮箱申请表》,经单位信息化工作分管领导和网络与教育技术中心审批后开通。

第三条 单位用户公务邮箱由申请单位按照专号专用、专人管理方式使用,单位信息化工作分管领导是单位邮箱安全管理的主要责任人。

第三章邮箱命名规则

第四条 在校教职工个人用户邮箱和单位用户公务邮箱名后缀为@hqu.edu.cn。注册在校学生和校友的邮箱用户名后缀为@stu.hqu.edu.cn。访问网址均为https://mail.hqu.edu.cn 。

第五条 华侨大学电子邮箱用户名由数字或字母开头、位数在3-60位的字符串(含数字、字母和下划线)组成,使用强密码登录使用。强密码设置长度至少9位,字符组合种类至少包括3种(含数字、大写字母、小写字母、标点符号)。

第六条学生邮箱用户名默认为其学号。

第七条 教职工、单位公务邮箱名由用户按命名规则自行设置。

第八条 申请注册新邮箱用户名遵循时间顺序原则,不得重名。邮箱开通后,用户可根据需要自主注册邮箱别名。

第四章邮箱容量

用户类型

邮箱容量

网盘容量

单位邮箱

10G

1G

教工邮箱

10G

1G

学生邮箱

1G

100M

第五章邮箱的有效期

第九条 单位公务邮箱自开通之日起生效。若遇单位机构变动,应及时与网络与教育技术中心联系,进行单位邮箱注册信息和邮箱账号更新。对撤销建制的科室或部门应及时申请注销其单位邮箱账户。对不及时注销,经催办未果的单位公务邮箱,网络与教育技术中心有权停止其邮箱服务。

第十条 教职工个人邮箱自开通之日起生效。

第十一条 在校生个人邮箱自开通之日起,至正式离校当月底为止,邮箱属性转为校友电子邮箱。

第十二条 所有华侨大学电子邮箱若一年内没有成功访问或使用记录的账户,将被禁止外发邮件。两年内没有访问或使用记录的账户,将予以注销,注销后保留在系统里的邮件等内容将被删除并无法恢复。被注销的电子邮箱若需重新启用,须再次办理申请与开通。

第六章邮箱的管理

第十三条 网络与教育技术中心指派专任邮箱管理员,负责华侨大学电子邮箱的日常运行维护、数据定期备份和安全保护;负责对全体用户的账号、密码、邮箱容量进行管理;负责对垃圾邮件进行过滤;协助配合各级网络与信息安全管理部门开展专项检查。因邮件服务器维护而必须暂停服务时,由网络与教育技术中心提前以网站公告或群发邮件等方式通知用户。

第十四条华侨大学电子邮箱管理员未经用户授权不得重置用户密码,不得将邮件备份用于系统恢复以外的其它用途。在用户名已被注册或有歧义等情况时,管理员有权提出建议修改或拒绝该用户名。

第十五条 如发生下列情形之一,网络与教育技术中心有权随时采取保护性限制措施,并通知用户,改正后予以恢复正常:

(一) 被系统检测到使用弱密码的;

(二) 被系统检测到发送垃圾邮件的;

(三) 被系统检测到账号疑似泄露的;

第十六条 如发生下列情形之一,网络与教育技术中心有权随时中断或终止邮箱服务而无需通知用户:

(一)利用华侨大学电子邮箱从事违法犯罪活动、故意传播非法或不健康信息被公安机关查获的;

(二)违反信息安全保密条例造成泄密后果的;

(三)利用华侨大学电子邮箱对他人进行骚扰被举报属实的;

(四)盗用、破坏他人账号的;

(五)违犯有关网络信息安全管理条例行为的。

以上情形一经核实,将立即停止相应用户的电子邮箱服务并按学校和《中华人民共和国网络安全法》等有关规定对用户进行处理;情节严重的,移交司法机关处理。

第十七条 网络与教育技术中心定期对第十二条涉及的过期用户进行限制使用或注销处理。

第七章 用户的权利和义务

第十八条 个人用户每户限开一个华侨大学电子邮箱账号,邮箱账号仅限本人使用。

第十九条 用户对以其账号进行的所有活动和行为负法律责任,因使用不当而导致个人或他人权益受损的,自行承担一切后果及损失。

第二十条如发现任何非法使用用户账号或账号出现安全漏洞的情况,应立即告知网络与教育技术中心。邮箱密码遭他人非法篡改时,用户可携带有效身份证件前往信息处服务大厅申请重置密码。网络与教育技术中心保留追究篡改人法律责任的权利。

第二十一条 邮箱用户有义务接收和处理来自学校相关部门的推送信息。

第八章 用户信息变更

第二十二条 用户信息变更包括用户个人注册信息资料变更、邮箱容量大小与有效期调整等。

第二十三条 个人用户邮箱账号一经开通,不可更改。用户如因个人原因放弃原用户名,必须先注销原有账号,方可申请新用户名,由此引起的一切后果由用户自行承担。

第九章 免责声明

第二十四条 严禁通过华侨大学电子邮箱办理涉密业务,存储、处理、转发国家涉密信息或重要敏感信息。用户应严格遵守华侨大学相关部门管理规定,不得使用华侨大学电子邮箱传输涉及个人或他人隐私的信息,学校对用户邮件内容造成的一切后果不承担任何责任。

第二十五条 由于目前的技术状况,防垃圾邮件系统不能拦截所有“垃圾邮件”,由此造成用户收到“垃圾邮件”或部分正常邮件被误识别为“垃圾邮件”,网络与教育技术中心不承担责任。

第二十六条 请用户对个人用户或单位用户邮件内容进行不定期备份,网络与教育技术中心对系统遭受不可抗拒之原因而导致的用户邮件损失不承担责任。

电子邮件的传输需经过多重网络与安全设备检测,由于多种因素可能造成邮件不能送达,同时电子邮件系统有可能因发生不可抗拒原因而导致邮件丢失等情形,网络与教育技术中心不承担由此对用户造成的各种损失。

第十章附则

第二十七条 本办法自公布之日起施行,此前发布的相关管理办法与本办法不一致的,一律以本办法为准。本管理办法由网络与教育技术中心负责解释。